Ce groupe de travail a été lancé à l’issue des rencontres nationales de 2020 lors desquelles nous avions évoqué ce sujet en atelier de réflexion. Un groupe avait émis l’idée de constituer un groupe de travail au sein de la fédération pour écrire une fiche synthétisant les bonnes pratiques qui permettent à un établissement et son association d’anciens élèves de pouvoir avancer sereinement sur des objectifs communs. Ce travail de réflexion a été pris en charge par Marc Bucillat et Jean-Pierre Barré.

Une réflexion qui nous paraissait importante de mener pour pouvoir l’associer à celle de l’outil informatique de gestion de données. En effet, la mise en place d’un tel outil qui pourrait être coexploité par l’association des anciens élèves et l’établissement nécessite, qu’à la base, la relation entre les deux partis soit bonne.

Vous retrouverez la présentation de Marc Bucillat en cliquant le lien ci-dessous.





Voici en synthèse les principales briques qui constitueront cette fiche de bonnes pratiques :

1. Des principes de base à respecter

Des projets communs sont envisageables que si la relation de confiance est établie

L’association des anciens élèves n'est pas un contrepouvoir de l’école. Elle est à son service.

L’association soutient les élèves et anciens élèves dans leur orientation professionnelle par le biais de témoignages d’expériences, de proposition de stage/apprentissage/emploi en entreprise ou encore par le biais de mécanismes de tuteurage/mentorat.

L’association entretient un sentiment d’appartenance des anciens élèves à l’établissement.

2. Concertation et Co-Construction des projets

Concertation

L’association comme l’établissement doivent être vigilant à bien écouter leurs problématiques respectives.

Pour cela, ils doivent organiser des temps d’échanges réguliers et nommer des interlocuteurs privilégiés.

Co-construire et ne pas s’isoler

Les objectifs de l’association des anciens élèves doivent avoir du sens pour l’établissement.

L’association doit ainsi partager et vérifier leur pertinence auprès de leur interlocuteur de l’établissement. Une fois les objectifs fixés, la planification d’un plan d’action et la répartition des rôles est fondamentale. Des points d’avancement réguliers sont des occasions pour les deux partis de respectivement se rendre compte.

3. La communication

Pour éviter les mauvaises surprises en cours d’année, il est important de se concerter pour planifier les évènements importants de chacun dans un agenda commun.

Les deux partis s’invitent respectivement à leurs évènements majeurs

Pour les établissements nous pouvons citer les Journées Portes Ouvertes, le gala de l’école, la remise des diplômes, les forums professionnels.

Pour les anciens élèves : l’assemblée générale, les évènements organisés au sein du réseau.

Si les invitations croisées sont préconisées, pas d’obligation pour chacun des partis de répondre présent à chacune des invitations.

Des précautions particulières

Elles doivent être prises lorsque :

- L’établissement s’adresse à des anciens élèves
- les anciens élèves s’adressent aux professeurs et élèves

Des points d’échauffement apparaissent en général lorsque ces précautions ne sont pas prises.

4. Gestion de la base de données des contacts

Une base de données n’a de valeur que si elle est qualifiée et bien exploitée. A noter que sa qualification nécessite beaucoup de ressources. Une association ne pourra pas assumer ce travail seule.
L’établissement et l’association doivent ainsi trouver l’organisation la plus efficace et donc la plus économe pour effectuer ce travail de qualification.

Il faut définir un cadre pour l’utilisation de la base de données

Qui contacte qui ? Comment ? Pour quel motif ? Comment ? À quelle fréquence ?

5. Impliquer dans la gouvernance

La gouvernance est un levier intéressant pour faciliter la communication et la co-construction.

Il est ainsi intéressant d’avoir à la fois l’établissement et l’association des anciens qui s’accordent une place respective dans leur organe de gestion. Le CA ou OGEC pour l’établissement, le conseil d’administration pour le l’association des anciens élèves.

Toutefois cette organisation nécessite impérativement, qu’en amont, le périmètre d’action de chacun soit bien défini et qu’une relation de confiance soit déjà bien établie.

6. Gestion des conflits

La relation entre un établissement et son association d’anciens élèves n’est pas un long fleuve tranquille. Les Hommes changent, les stratégies évoluent, et il peut y avoir des conflits d’intérêts sur certaines décisions. Le dialogue est l’ingrédient indispensable pour passer ces caps.

Ainsi il est important que des temps et des lieux soient convenus d’avance pour que chacun puisse exprimer ses problématiques et effectuer quelques ajustements. Cela peut être par exemple une réunion à intervalle régulier entre les représentants de l'établissement et de l’association.

Pour prévenir les conflits, il est important que chacun des partis n'empiète pas sur des sujets pour lesquels il n’a pas l’autorisation ou la légitimité pour intervenir. Ce cadre doit être écrit et rappelé en particulier lors des phases de renouvellement des équipes.

En cas de conflits persistants avec leurs établissements, les associations d’anciens peuvent demander conseil à la fédération. En revanche, cette dernière ne pourra intervenir en aucun cas auprès de l’établissement.